Під терміном конференц-зал, часто може матися на увазі будь-яке приміщення, призначене для виконання певних функцій. Причому розмір приміщення може істотно варіюватися – це може бути і кімната або невеликий кабінет місткістю кілька людей, і простора аудиторія, розрахований на кілька сотень учасників заходу.
Для яких цілей може бути використаний конференц-зал?
Зрозуміло, цільове призначення залу для проведення конференцій в чому визначається його розмірами і рівнем оснащеності технікою. Так, в класичному розумінні цього терміна, в такому залі можуть проводитися наради, бізнес-заходи, наукові конференції, майстер-класи, вечори зустрічей. Крім того, при достатній технічній базі тут може здійснюватися показ перспективних проектів; можливо також використання конферен-залу для віддаленого спілкування з іншими офісами.
Таким чином, в визначення «конференц-зал» вкладається поняття багатофункціонального комплексу, оснащеного аудіо- і відеоапаратурою та спеціальним обладнанням.
Наскільки успішною буде робота приміщення, відведеного для проведення семінарів, вебінарів, інтерактивних нарад, залежить від того, наскільки грамотно дане приміщення спроектовано. Ефективність простору – один з визначальних факторів у питанні успішної експлуатації конференц-залів будь-якого розміру.
Більшість великих компаній намагаються облаштувати власні конференц-зали, в яких будуть враховані всі ключові моменти, починаючи від передбачуваної кількості учасників і закінчуючи цільовою спрямованістю проводяться процесів. Так, якщо аудиторія призначена для регулярного проведення конференцій з присутністю кількох сотень людей, в приміщенні повинно бути все необхідне обладнання і меблі.
Якщо припустити, що в конференц-залі буде відбуватися перегляд і обговорення нового проекту, то очевидно, що неможливо обійтися без встановленого екрану для перегляду слайдів і відео. Важливо, щоб екран (монітор) було добре видно з кожної точки залу для конференцій. Те ж правило – зручність огляду – відноситься і до приміщень для нарад: розташування учасників має дозволяти кожній людині спостерігати за оратором.
Місце зустрічі змінити можна
Зал, призначений для збору і навчання персоналу, може бути влаштований в одному з приміщень компанії, переобладнаному в навчальний центр. Керівники вважають за доцільне використання для «внутрішніх цілей» власних приміщень. Для проведення ж зустрічей з представниками ЗМІ, клієнтами, партнерами краще використовувати різні конференц-зали – це дозволяє підібрати приміщення саме з тим рівнем технічної «начинки» і саме такої площі, які необхідні для конкретного заходу.